Possuímos por natureza o instinto de abstrair, ou não dar importância para relevâncias sem contexto para si próprio, e isto é levado para o mundo de trabalho, acadêmico, e etc. Compreende-se que não empregamos de forma correta o uso da informação. Nos últimos anos a sociedade começa a ter uma visão sobre as informações e os conhecimentos gerados por ela, tanto na ajuda e decisão de negócios quanto para tomada de decisões e planejamento estratégico. Atualmente as informações são consideradas recursos críticos e se encontram sob constante risco, como nunca estiveram antes. Com isso a Gestão da Informação tornou-se ponto crucial para as organizações, gerando a necessidade do desenvolvimento de métodos e técnicas que permitissem o tratamento e o valor da informação.
A partir da disseminação das tecnologias de informação, nos últimos anos, meios de comunicação e a globalização, causaram muitas mudanças na maneira das pessoas, instituições, sobretudo no que se diz respeito a Gestão da Informação. Com isso as organizações procuram meios para administrar os seus recursos humanos, tecnológicos e principalmente, informacionais cujo a importância do mesmo. No entanto, surgem teorias de administração que tratam desses recursos que invariavelmente implicam em necessária adaptação e preparação dos profissionais para atuarem nesse novo modelo organizacional. Inclusive, os profissionais da informação, cujo sua função básica é fazer a gestão dos recursos de informação das instituições.
A atratividade pela Gestão da Informação, Gestão do Conhecimento e a discussão sobre a inteligência organizacional parecem convergir de vários fatores econômicos, sociais, tecnológicos e culturais. Os modelos de apropriação da informação, os meios de comunicação, a Internet, os recursos informatizados que facilitam o trabalho (desde ferramentas de comunicação eletrônica até repositórios de dados) e as novas formas de aprendizagem (como o e-learning), além de outros elementos, transformaram o dinamismo das atividades humanas, principalmente no que se refere às atividades realizadas nas organizações. Diante da turbulência da atual sociedade, que exige a formação de um novo modelo organizacional mais flexível, participativo e pró-ativo, uma parte significativa das idéias e teorias sobre as organizações, surgidas nas últimas décadas, enfatiza a necessidade de um processo de transformação das crenças que formam a base do modelo burocrático. Essa necessidade de transformação abrange as mais diferentes dimensões da rotina organizacional, tais como: a estratégia, a cultura, os processos operacionais, a estrutura, o estilo de liderança, o processo de decisão, a tecnologia e sobretudo a capacidade de aprendizagem organizacional e inovação.
Sob o aspecto tecnológico, a evolução das potencialidades da Tecnologia de Informação (TI) provocou grandes mudanças. Maior capacidade de armazenamento e disponibilização de informações, interatividade em tempo real e integração de múltiplas mídias representam novas formas de trabalho e novas oportunidades. Por muito tempo acreditou-se que o domínio da informação era sinônimo de poder. Sob este ponto de vista, a TI representa um grande potencial para uma organização garantir sua competitividade. A capacidade tecnológica da organização é considerada seu diferencial, e, de certa forma, sua atuação está condicionada por esta tecnologia.
No entanto, da mesma forma que houve avanços e maior acesso aos recursos de TI, o volume de informação disponível também cresceu. Os meios disponíveis se multiplicaram, assim como o ritmo de entrada e saída de informações, ocasionando uma necessidade de criar grupos responsáveis pelo gerenciamento do fluxo dessas informações e fazer o seu tratamento, armazenamento e disseminação.
A informação sempre se constituirá em um dos mais importantes fatores para a adequada condução de qualquer atividade. Toda empresa produz e acumula documentos, que registram atividades no exercício das suas competências e funções. O problema encontra-se no acesso a essa documentação, fazê-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde é necessária, de modo a possibilitar corretas tomadas de decisão, é uma necessidade permanente e se constitui no maior desfio de qualquer sistema de gestão de informação.
O objetivo desse artigo não é o de estabelecer conceitos conclusivos, uma vez que a Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento podem ser analisadas de diferentes ângulos. Com isso foi apresentado algumas vertentes e legalidades que tratam da problemática e da “miopia” da área da Informação e do Conhecimento. Essas atividades não são exclusivas das organizações, mas são realizadas em centros de pesquisa, universidades, governo e outros tipos de instituições. Pretendeu-se, porém, estabelecer uma relação entre as questões de administração e gestão de informação, documentos e conhecimento e onde cada uma dessas atividades estaria localizada em uma organização. Sabendo-se que nem todas as organizações estruturam essas atividades de maneiras idênticas, corretas, e/ou as realizam de fato.